Регистрация входящих и исходящих документов образец

Скачать образцы документов Все образцы документов, предназначенные для скачивания, абсолютно бесплатны — в подарок от Отличного секретаря! Заявления, согласия работника Письма Журналы Записки Служебная командировка ВНИМАНИЕ! Постановлением Правительства РФ от 13. Если работник хочет, он обучается за свой счет. Copyright © 2011-2016 Евгения Кожанова. Проект "Отличный секретарь - Работаем с документами правильно!Ежедневная рассылка Новостей ЭОС Ежемесячная рассылка Новостей ЭОС Ежедневная рассылка Новостей партнеров Ежемесячная рассылка Новостей партнеров Ежедневная рассылка Новостей для учебных заведений Ежемесячная рассылка Новостей для учебных заведений Ежедневная рассылка Регистрация входящих исходящих документов образец отрасли Ежемесячная рассылка Новостей отрасли Ежедневная рассылка «Новое на сайте ЭОС» Ежемесячная рассылка «Новое на сайте ЭОС» Делопроизводство, электронный документооборот Как организовать ведение производства и электронный документооборот с нуля Автор: Полоса, документовед, архивист Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования. Начинаем разбираться Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются: обеспечение хранения документов их использования. Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства — общий отдел, канцелярия, управление делами и др. Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего регистрация входящих исходящих документов образец их в инструкции по делопроизводству. Регистрация входящих исходящих документов образец учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации. Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа: регистрация входящих исходящих документов образец по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними; номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение. Если организация только начинает свою деятельность т. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются: ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23. Второй документ предназначен для применения прежде всего в федеральных органах исполнительной власти. Вместе с тем службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать его как нормативную основу, поскольку на сегодняшний день альтернатив этому документу не существует. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти регистрация входящих исходящих документов образец все этапы работы с документами с учетом всех действующих на сегодняшний день нормативов по делопроизводству и архивному делу, в них приведены образцы отдельных документов. Регистрация входящих исходящих документов образец можете адаптировать интересующий вас раздел в соответствии с конкретными требованиями и условиями вашей деятельности и включить его в инструкцию по делопроизводству своей организации. Далее мы рассмотрим основные этапы организации работы с документами. На основании приведенных ниже рекомендаций вы сможете создать оптимальную систему делопроизводства в своей организации или в случае необходимости внести коррективы в уже действующую. Получение документов, первичная обработка, предварительное рассмотрение Как правило, все перечисленные ниже работы выполняются службой делопроизводства. Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — всех страниц письма и приложений при их наличии. Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Конверт с пометкой «Лично» передают адресату, не вскрывая. Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам. Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя. Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел. Конверт хранят в следующих случаях: в полученном документе не проставлена дата или она имеет значительное расхождение с датой получения письма; дата на конверте позволяет доказать время получения документов это актуально для судебных документов и некоторых других. В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации все поступившие документы направляют: сразу непосредственно в подразделения. При этом руководствуются принципом: руководству необходимо доставлять важные документы избавить его от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Какие документы являются важными — решают в каждом случае индивидуально, опираясь на мнение руководства. Регистрация входящих документов Регистрации подлежат входящие документы, которые требуют исполнения или которые предстоит использовать в справочных целях. Это означает, что следует регистрировать абсолютно все поступившие документы за исключением внесенных в особый список. Такой список готовят, проведя анализ обычно поступающей почты. Его включают в инструкцию по делопроизводству или утверждают приказом руководителя как самостоятельный документ. Примерный перечень нерегистрируемых документов: прейскуранты. Для создания оптимальной системы регистрации поступивших документов в организации предлагаем учитывать следующие сложившиеся правила: Регистрировать входящие документы следует в день их поступления полученные во внерабочее время — на следующий деньдля чего необходимо проставить отметку на первом листе в правом нижнем углу и занести краткие сведения о документе в принятую в организации форму регистрации образец такой формы приведен в Примере 1. Отметка должна содержать порядковый номер и дату. Кроме того, очень часто она включает название организации. Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее наносить ее с помощью штампа. Можно заказать штамп с возможностью проставления даты, что значительно сэкономит время при большом объеме документооборота. Каждому документу следует присваивать уникальный номер путем добавления принятого в организации префикса для каждой группы документов например, к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т. Входящие документы следует централизованно регистрировать в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов возможно, какой-то отдельной категории напрямую в соответствующее подразделение. Необходимо соблюдать принцип однократности регистрации. Например, для оперативности письмо было направлено факсом, а затем пришел оригинал письма или одно и регистрация входящих исходящих документов образец же письмо было передано из одного подразделения в другое. В этих иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с регистрация входящих исходящих документов образец исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер вашей организации. Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения по электронной почте, по обычной почте и т. Иногда исполнители получают документы напрямую. Постарайтесь убедить их в необходимости передавать в этом случае документы в службу делопроизводства на регистрацию. Сама организация также предусматривает, какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами потоками. При разделении документов всех, а не только поступивших на различные потоки обычно исходят из следующих соображений: обычно отдельные виды документов при регистрации не смешивают — так, отдельно регистрируют деловые письма, приказы при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельностиакты, протоколы, договоры, служебные записки и др. Регистрационные формы входящих документов. Документы допускается регистрировать в журнале или на карточках на бумажных носителях или в электронном виде. Какие именно формы следует использовать — не регламентирует ни один нормативный правовой акт, значит, каждая организация самостоятельно определяет наиболее подходящую ей форму. Изначально для регистрации документов использовался обычный бумажный журнал. Затем было предложено регистрировать документы на бумажных регистрационных карточках и на их основе создавать картотеку по различным категориям не только по порядку номеров и виду документов — дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, содержания документа и др. Сейчас нельзя рекомендовать ни один из этих способов из-за неэффективной справочной работы. Например, не представляется возможным оперативно узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще определенный документ в организацию. Наиболее современный подход — регистрация документов в системе электронного документооборота СЭД. Для этого в СЭД создается регистрационная карточка РК документа, в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Регистрация входящих исходящих документов образец вид этой карточки может быть различным в зависимости от применяемой СЭД и предъявляемых организацией требований к ее форме. Если в организации не внедрена СЭД, то используйте электронный журнал регистрации входящих документов. Простейший вариант — использовать для этих целей обычный файл Word или Excel. Для каждого отдельного регистрируемого массива документов нужно создать отдельный файл. Если в организации ведется электронная регистрация, то можно быстро получать информацию об интересующем документе регистрация входящих исходящих документов образец документов по заданному параметру например, номеру, автору, содержанию и т. Распечатывать журнал необходимо, только если требуется получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге. Пример 1 Примерная форма журнала регистрации входящих документов Часто в журнал регистрации входящих документов добавляют графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения. Рассмотрение входящих документов руководством и передача их на исполнение Зарегистрированные документы в этот же день передают на рассмотрение руководителю, его заместителям либо сразу непосредственно в структурные подразделения в зависимости от распределения обязанностей и сложившихся внутренних традиций. В задачу руководства входит оперативно рассмотреть переданные документы. Итогом рассмотрения становится вынесение резолюции на самом документе, бумажной или электронной регистрационной карточкеиз которой должно быть понятно, кто исполнитель, каковы поручения и срок исполнения, например: Богданчикову Срок — до 16. При наличии нескольких исполнителей подлинник всегда передается тому, кто назван в резолюции первым. Чтобы не возникало вопросов, когда документ поступил на исполнение и был ли он вообще передан определенному исполнителю, документы передают под роспись в журнале регистрации входящих документов. Контроль исполнения и ведение справочной работы В случае организации делопроизводства с нуля контроль исполнения, конечно, не является первоочередной задачей. Однако в целях качественного и своевременного исполнения документов такой контроль в той или иной форме должен проводиться в любой организации. Различают два направления контрольной деятельности: контроль за сроками исполнения документов. Обычно за своевременное и в регистрация входящих исходящих документов образец объеме исполнение поручений отвечают начальники структурных подразделений. Задача службы делопроизводства — контролировать сроки исполнения. В зависимости от регистрация входящих исходящих документов образец технических возможностей и объема документооборота следует определить, какие категории документов будут ставиться на контроль — все или ограниченное число например, из вышестоящей организации, от наиболее важных контрагентов и т. Если в организации делопроизводство ведется с применением СЭД, то этот вид деятельности автоматизирован и есть возможность контролировать, на какой стадии исполнения и у кого конкретно находится любой прошедший регистрацию документ. Если регистрация ведется в журналах на бумажных носителях, то для постановки документов на контроль потребуется заводить на регистрация входящих исходящих документов образец дополнительную карточку понятно, что в этом случае работа будет трудоемкой и контролироваться будет ограниченное количество документов. В случае электронной регистрации но без применения СЭД возможности будут находиться где-то посередине. Итак, задача делопроизводственной службы — ставить на контроль документы, напоминать исполнителям о приближающемся сроке исполнения, вести анализ результатов исполнения документов информировать руководство о результатах. В зависимости от практической надобности определите, с какой периодичностью будет составляться справка для руководства о просроченных или исполненных с опозданием документах эту информацию можно также готовить в виде докладной записки. Создание документов Ответственность за составление и оформление исходящих отправляемых документов возлагается на сотрудников, подготовивших данные документы. Функции делопроизводственной службы в отношении создания документов следующие: разработка образцов бланков письма, приказа, распоряжения, акта, протокола и др. Нормативные акты по делопроизводству не регламентируют внешнее оформление документов, поэтому допускается проявить некоторую инициативу и установить правила, наиболее подходящие вашей организации. Тем не менее в этом вопросе стоит ориентироваться на рекомендации ГОСТ Р 6. Оформленные документы в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации передаются на регистрацию. Специалист службы делопроизводства не несет ответственности за содержание документа и проверяет только правильность оформления. При этом следует проверить: подпись документа лицом, имеющим на это право согласно принятому в организации распределению обязанностей; правильность адресования документа и наличие всех необходимых приложений. Регистрация исходящих документов их отправка Подписанные руководителем документы регистрирует служба делопроизводства, в небольших фирмах — секретарь. Исключение обычно делают для приказов по регистрация входящих исходящих документов образец составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрация входящих исходящих документов образец в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях. Важно соблюдать следующие требования: документ регистрируется только того, как он был подписан имеющим на это право лицом — существует вероятность внесения изменений в документ, кроме того, его вообще могут не подписать, тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют, или будут пропуски номеров, или нарушится хронология регистрации, однократность регистрации каждого документа в день утверждения или подписания документа — если регистрация производится в службе делопроизводства, то в подразделениях может быть только учет. Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения: исходящие деловые письма при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например переписку с подведомственными организациями, документы, выделенные по территориальному признаку, и т. На бланке письма, приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляются в месте расположения данных реквизитов. Установленной формы журнала регистрации исходящих документов не существует Пример 2. Его допускается заполнять на бумажных носителях, но мы советуем согласно современным веяниям вести его в электронном виде хотя бы в Word или Excel. Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения, например приказов по основной деятельности срок хранения — постоянноприказов по личному составу срок хранения — 75 лет. Пример 2 Примерная форма журнала исходящих документов Если в организации используется СЭД, то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД. Подготовка номенклатуры дел Когда работа над документом завершена т. Номенклатура дел Пример 3 представляет собой перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, составленный по установленной форме. Ее ведение является обязательным, т. Также ее можно использовать для учета документов временных сроков хранения, отбора их к передаче в архив или на уничтожение. Пример 3 Образец номенклатуры дел Какой именно Регистрация входящих исходящих документов образец — обычно оговаривают во введении. После завершения делопроизводственного года необходимо заполнить графу 3 с проставлением количества заведенных дел напротив каждого заголовка и обобщить данные сведения в итоговой записи к номенклатуре дел. Самое сложное при составлении номенклатуры дел — сформулировать заголовки дел они должны отражать всю документируемую деятельность с включением в нее всех подразделений организации и правильно определить сроки хранения дел на основании действующих нормативных документов. На сегодняшний день действуют два типовых перечня, регламентирующих сроки хранения документов: Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный регистрация входящих исходящих документов образец Минкультуры России от 25. Дополнительно можно использовать ведомственные перечни если они составлены для вашей сферы деятельности. Сводная номенклатура дел организации на предстоящий год разрабатывается в IV квартале каждого года. Конечно, для составления номенклатуры дел требуется владеть определенными знаниями и навыками. При ее составлении необходимо приложить максимум усилий, поскольку правильно составленная номенклатура дел способствует эффективному ведению делопроизводства. Формирование документов в дела Документы по рассмотрению одного вопроса помещаются вместе формируют пакет документов в последовательности: другие документы, имеющие отношение к указанному вопросу. Чаще всего их располагают в деле в хронологической последовательности начиная с самой ранней даты в каждом пакете документов. По правилам делопроизводства нельзя завести дело с заголовком «Исходящие» и другое самостоятельное регистрация входящих исходящих документов образец с заголовком «Входящие» а это довольно часто встречающаяся ошибка при формировании дел. Другое существенное требование — нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения, т. Например, приказы по личному составу о приеме, перемещении, увольнении и др. К приказам по основной деятельности, утвердившим какие-либо приложения, инструкции и др. Хранение и уничтожение документов Первоначально все документы находятся на оперативном хранении в структурных подразделениях организации. Через 2—3 года после завершения делопроизводственного года документы постоянного и долговременного свыше 10 лет сроков хранения в т. Документы временных сроков хранения до 10 лет обычно в архив не поступают. После истечения сроков их хранения и потери практического значения они подлежат уничтожению с составлением акта установленной формы. Если вы применили на практике приведенные в статье рекомендации, то можете с уверенностью сказать, что в вашей организации система регистрация входящих исходящих документов образец функционирует. Однако с течением времени происходят изменения, поэтому для поддержания на эффективном уровне организации работы с документами вам предстоит постоянно вносить в нее коррективы. Источник: 2597 Источник: Свяжитесь с нами, и мы поможем найти оптимальное решение ваших задач Ф.